Aplikasi Komputer Pertemuan 10

Membangun Rumus dan Fungsi

Dalam dunia kerja, terutama dalam pengolahan data angka, Ms Excel merupakan salah satu program spreadsheet yang cukup dikenal banyak kalangan, terutama pengolahan data untuk memaksimalkan fasilitas fungsi yang disediakan oleh Ms. Excel. Fungsi-fungsi ini dikelompokkan dalam beberapa kelompok untuk menyesuaikan jenis data yang dapat diolah. Microsoft Excel 2010 memiliki fungsi-fungsi yang hampir sama dengan fungsi-fungsi yang sama dengan fungsi-fungsi dalam Ms Excel versi sebelumnya, diantaranya fungsi Automatic, Text, Logical, Database, dan Lain-lain.

Prosedur Penulisan Rumus dan Fungsi

Ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan sebelum anda membangun sebuah rumus dan fungsi pada Ms Excel. Beberapa hal dasar tersebut akan sangat menentukan hasil yang didapat dalam penulisan rumus Ms Excel. Hal ini dikarenakan penulisan rumus diperlukan ketelitian yang cukup besar. Sebagai Contoh, setiap awal penulisan rumus dalam Ms Excel harus dimulai dengan tanda (=)  ataupun (+). Contoh lain penulisan tanda kutip/petik ganda (“), yang digunakan untuk mengapit data yang bertipe teks. Apabila terdapat kesalahan dalam penulisan tanda ini, maka kemungkinan hasil perhitungan yang didapat tidak akan muncul/tampil pada layar monitor komputer.

Ø  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan rumus dan fungsi

Berikut adalah hal-hal yang harus anda perhatikan dalam penulisan rumus :

·         Setiap rumus harus diawali dengan tanda samadengan (=) atau tanda plus (+)

·         Antara sel data dengan syarat yang ditentukan harus menggunakan operator pembanding berikut adalah tabel daftar operator matematika dan operator pembanding.

Tabel 10.1 Operator Matematika dan Operator Pembanding

Operator	Keterangan	Contoh Aplikasi
()	Mengelompokkan tingkat perhitungan operasi matematika	=(10*2)-(12+3) = 5
+	Plus / Penjumlahan	=2+3=5
-	Minus / Kurang	=2-3=1
*	Perkalian	=2*3=6
/	Pembagian	=10/2=5
%	Persen	=100*50%=50
&	Menggabungkan 2 data teks / rumus	=”Baik” & “ Buruk”
=	Samadengan	=IF(A1=”Baik”,...
<	Kurang Dari	=IF(A1<80....
>	Lebih Dari	=IF(A1>80....
<=	Kurang Dari Samadengan	=IF(A1<=80....
>=	Lebih Dari Samadengan	=IF(A1>=80.....
<>	Tidak samadengan	=IF(A1<>80....

• Tanda kurung pengapit berupa kurung buka dan kurung tutup sebagai pembatas argumen harus berjumlah sama.
• Argumen selalu diapit dengan tanda kurung.
• Pemisahan argumen berupa tanda baca koma (,), atau titik koma (;), tergantung pada setting yang diterapkan dalam komputer anda, dalam buku ini menggunakan bahasa indonesia, sehingga menggunakan titik koma (;).
• Penulisan fungsi maksimal 1024 karakter, termasuk tanda samadengan (=), nama fungsi, tanda kurung, operator, argumen dan pemisah argumen.
• Perhatikan tanda baca yang digunakan pada rumus, karena tanda baca ini sangat menentukan benar atau salahnya penulisan sebuah rumus.

Ø  Penulisan Rumus dan Fungsi Secara manual

Dalam penulisan rumus dan fungsi manual disini adalah penulisan semua rumus dan fungsi yang dilakukan secara manual atau satu per satu. Sebagai contoh, ketika anda akan menulis rumus yang menggunakan fungsi logika IF, maka anda langsung mengetikkan =IF(pada sel tempat rumus)

Ø  Penulisan Rumus dan Fungsi Menggunakan Wizard

Ms Excel menyediakan fasilitas penulisan fungsi dan rumus menggunakan langkah wizard, berbeda dengan langkah manual, langkah ini dilakukan dengan menggunakan tombol perintah Insert Function pada Tab Formulas. 

Array

Array merupakan alat bantu perhitungan untuk menghasilkan beberapa nilai keluaran atau bekerja dalam sekelompok nilai. Formula Array bekerja pada dua kumpulan nilai atau lebih yang disebut Argument array untuk menghasilkan nilai keluaran. Argument adalah unit informasi atau input yang digunakan pada fungsi.

Argument dapat berupa tabel, nilai, alamat sel, formula, nama sel, atau fungsi lain yang diwakili dan diakhiri oleh tanda kurung yang dipisah tanda baca koma atau titik koma. Istilah lain dalam Array adalah range array berupa blok sel yang memakai satu formula array yang sama, dan constant array nilai konstanta yang ditata secara khusus sebagai argumen dalam formula array.

Membaca Data Sel

Untuk membaca data pada Ms Excel, digunakan cara untuk mengacu pada alamat sel dari data tersebut. Penulisan alamat sel dari data dapat dilakukan dengan 2 langkah, yaitu :

• Menuliskan Alamat Sel Secara Manual

Dengan langkah ini, anda dapat mengetikkan secara langsung dari keyboard. Contoh : apabila anda ingin menjumlahkan 2 data yang berada di sel A1 dan B1 dan hasilnya akan diletakkan di sel C1, maka pilih sel C1 dan ketikkan =A1+A2, tekan enter.

Dengan menggunakan Langkah ini, apabila data berada di nomor baris yang cukup besar dan kolom yang cukup banyak, kemungkinan akan kesulitan membaca alamat sel data tersebut.

• Menuliskan Alamat Sel dengan bantuan Mouse

Langkah ini sangat efektif apabila alamat sel memiliki jarak berdekatan. Hal ini karena anda tidak perlu menggulung lembar kerja terlalu jauh. Untuk melakukan langkah ini adalah :

ü  Pilih sel C1, kemudian ketik samadengan (=)

ü  Klik sel A1, dengan menggunakan mouse, untuk mengambil alamat sel A1, kemudian ketik tanda plus (+)

ü  Klik Kembali sel B2 dengan Mouse sehingga hasilnya akan tampak.

ü  Tekan enter untuk mengakhiri Proses.

Pesan Kesalahan

Penulisan Formula atau fungsi terkadang kurang lengkap atau salah, sehingga Ms Excel tidak mengenalnya. Jika demikian Ms Excel akan menampilkan beberapa pesan sesuai dengan jenis kemungkinan kesalahannya. Tabel berikut berisi daftar yang ditampilkan jika terdapat kesalahan pada formula atau fungsi.

Tabel 10.2 Daftar Pesan kesalahan penggunaan Fungsi

PESAN	KETERANGAN
#DIV/0!	Rumus tersebut dibagi 0 (nol) atau sel kosong
#NA	Ada kemungkinan salah satu argumen tidak ditulis
#NAME?	Teks tidak dikenal oleh Ms Excel
#NULL !	Terdapat perpotongan antara dua range yang tidak saling berpotongan
#REF	Alamat Sel yang dijadikan referensi terhapus
#VALUE	Anda seharusnya memasukkan argumen bertipe teks, tetapi yang dimasukkan berupa numerik atau yang lainnya.

           

Daftar Pustaka

1.       Larenta, Apriyani, 2012. Creative With Microsoft Office Word 2003-2010 Jakarta. Elex Media Komputindo.

2.      Elcom, 2011. 6 in 1 Aplikasi Microsoft Office 2010 yang perlu anda tahu. Yogyakarta : Andi Offset

3.      Madcoms, 2011. Memaksimalkan rumus dan Fungsi Microsoft Access 2010. Yogyakarta. Andi Offset

4.      Hadi Purnomo, Catur, 2011. Panduan Belajar Otodidak Microsoft Office PowerPoint 2010, Mudah Lengkap & Praktis. Jakarta : Mediakita.

5.      Andi (Smitdev), 2011. 123 Fungsi dan Formula Excel 2010. Yogyakarta : Andi Offset

6.      Madcoms, 2011. Kupas Tuntas Microsoft Word 2010. Yogyakarta. Andi Offset

7.      Madcoms, 2011. Mahir dalam 7 Hari Microsoft Powerpoint 2010.Yogyakarta : Andi Offset

8.       Alam, M. Agus J., 2007. Microsoft Office Excel 2007. Penerbit:  PT Elex Media Komputindo. Jakarta.

9.       Yoevestian, Whindy., 2007. Tip Menyusun Presentasi Efektif dengan PowerPoint 2007., Editor:., Penerbit:  PT Elex Media Komputindo. Jakarta.

10.    Rusli, Komara, dkk., 2001. Dunia Tanpa Batas (Panduan Penggunaan Internet bagi Awam). Bandung: Studio Driya Media.

Microsoft Word

Pendahuluan

Microsoft Word adalah Perangkat Lunak Aplikasi untuk Pengolah Kata (Word Prosessor). Microsoft Word pertama diterbitkan pada tahun 1983 dengan nama Multi-Tool-Word untuk Xenix, versi versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai jenis sistem operasi. Misalnya DOS (1983), SCO UNIX, OS/2. Dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.

Cara Mengaktifkan Program Microsoft Word

Untuk menjalankan Program Microsoft Word 2010, pertama tama program MS Office 2010 sudah dipastikan terinstall dengan baik ke dalam Personal Komputer / Laptop kita. Kemudian dari Menu Start Windows 7 klik – all program – MS Word 2010, maka Windows akan menjalankan/Run program tersebut.

Mengenal Microsoft Word 2010

Microsoft Word dirancang khusus untuk menjalankan program word processing atau yang berhubungan dengan pembuatan surat menyurat atau dokumen.

Ide-ide pembuatan Word banyak diambil dari Bravos, pengolah kata berbasis grafik pertama yang dikembangkan di XEROX Palo Alto Research Center (PARC). Pencipta Bravos, Charles Simonyi meninggalkan XEROX PARC dan pindah ke microsoft pada tahun 1981.

Setelah Word diberi nama baru Microsoft Word, Microsoft menerbitkan program ini pada 25 Oktober 1983 untuk IBM PC. Saat itu pengolah kata didunia dikuasai oleh Word Perfect dan WordStar.

Word memiliki konsep “What you see is what you get” atau WYSIWYG, dan merupakan program pertama yang dapat menampilkan cetak tebal dan cetak miring pada IBM PC.

Word juga banyak menggunakan Tetikus (Mouse) yang pada saat itu tidak Lazim sehingga mereka menawarkan paket word with mouse. Word prosesor berbasis DOS lain, seperti wordstar dan wordperfect, menampilkan hanya teks dengan kode markup dan warna untuk menandai performatan cetak tebal, miring dan sebagainya.

Microsoft Word 2010 adalah versi paling terbaru yang dikeluarkan Microsoft untuk Office pada Windows, dengan dukungan untuk Windows 7,Windows Vista (dengan service pack 2), Microsoft XP (service Pack 3). Fitur fitur terbaru yang diberikan Word 2010 ini adalah : Penghilang Fitur fitur yang tidak diperlukan di Microsoft Word 2010 sehingga membuat Lebih ringan.

1. Autocorrect
2. MailMerge
3. Auto Page Index
4. Macro
5. Auto Formatting
6. HTML Editor
7. Booklet Layout
8. What You See What You Get
9. Mendukung format XML dan ODF (word 2010)
10. Dukungan Grafis 3D yang Lebih baik.
11. Mendukung standarisasi format open dokumen format (ODF)
12. Penyimpan terhadap format .pdf dan .xps yang lebih mudah
13. Disediakan versi untuk 32 bit dan 64 bit.

Mengoperasikan Dokumen

Program Microsoft Word 2010 adalah program yang khusus digunakan untuk membuat dokumen dan surat menyurat baik itu dengan manual (cetak) ataupun dengan email

Menyimpan Dokumen

Untuk menyimpan dokumen yang telah selesai kita buat, cukup dengan mengklik tanda save atau klik File - Save atau Control + S.  Dan kemudian akan tampil jendela Save As dan ketik nama file yang diinginkan. 

Secara default file akan disimpan di folder my documents. Disana terdapat 17 jenis file yang dapat disimpan, sebelum mengklik SAVE pilih dahulu jenis file yang akan disimpan pada kotak Save As Type.

Membuka Dokumen

Untuk Membuka file yang sudah dibuat, cukup dengan menekan tombol Control + O atau File – Open, kemudian carilah folder dan file tersebut.

Menyimpan Dokumen dengan Nama yang Lain

Dokumen yang sudah dibuat dapat juga disimpan dengan nama yang lain, sehingga jika ada perubahan maka isi dokumen yang pertama tidak akan hilang atau berubah, karena sudah disimpan dengan nama yang lain. Untuk menyimpan file dengan nama yang lain klik File - Save As. Kemudian masukan nama file yang berbedadengan nama file sebelumnya.

Mengakhiri Microsoft Word 2010

Setelah selesai bekerja dengan Microsoft Word 2010, Anda Dapat mengakhiri program tersebut dengan Langkah sebagai berikut :

Simpan terlebih dahulu Lembar Kerja

Kemudian pilih salah satu Langkah untuk mengakhiri penggunaan Ms Word 2010 :

1. Klik icon (tanda Silang) yang berada disebelah kanan atas. Atau
2. Klik File – Exit
3. Atau Tombol Alt + F4

MEMFORMAT DOKUMEN

Mengatur Ukuran Dokumen Agar Rapi

Sering kita mengalami dokumen yang kita cetak ternyata tata letaknya tidak seperti yang diharapkan. Margin kiri dan Margin kanan nya terlalu mepet, sebagai contoh area cetaknya terlihat lebih kecil ketimbang daripada ukuran kertasnya. Untuk mengatasi hal tersebut kita harus  menggunakan fitur Page Setup. Dengan fitur ini dokumen akan terlihat rapi setelah dicetak. Cara untuk merapikan dokumen dengan menggunakan Page Setup adalah :

Sebelum mengerjakan pekerjaan dengan menggunakan Ms Word 2010 ada baiknya mengatur jenis/ukuran kertas terlebih dahulu. Klik Tab Page Layout – Size maka akan muncul bermacam-macam jenis ukuran kertas. Pilihlah sesuai dengan yang kita inginkan. Apabila tidak ada yang sesuai dengan kebutuhan kita maka klik More Papper Sizes....

Untuk mengatur ukuran kertas dapat dipilih Width (Lebar) dan Height (tinggi) kertas.

Mengatur Margin (Atas, Bawah, Kiri, dan Kanan)

Margin adalah jarak antara tepi daerah pengetikan dengan tepi halaman kertas. Untuk melakukan pengaturan margin, berikut langkah-langkahnya :

1. Klik Tab Page Layout yang berada disebelah kanan bawah. Yang kemudian akan muncul jendela page Layout.
2. Pilih Tab Margin dan kemudian ubah margin-margin yang ada dengan ukuran yang disesuaikan dengan pekerjaan.

Top            : Margin Atas

Left            : Margin Kiri

Bottom      : Margin Bawah

Right          : Margin Kanan

2. Orientation adalah bentuk kertas, dengan pilihan Portrait (bentuk kertas tegak), dan Landscape (bentuk kertas miring)

Menentukan Jenis dan Ukuran Huruf yang akan digunakan

Teks yang akan kita buat dapat menggunakan bermacam-macam huruf (font) yang telah disediakan didalamnya. Langkah-langkahnya adalah :

1. Klik Tab Home kemudian pilih Group Font.
2. Klik panah bawah yang berada pada jenis Font dan ukuran kemudian pilihlah sesuai dengan kebutuhan.
3. Untuk mengubah bentuk-bentuk tampilan teks lainnya klik kotak kecil kanan bawah atau Control + D
4. Pilihlah pengaturan teks sesuai yang diinginkan, yang dapat dilihat pada gambar 3.9

·         Font, untuk memilih jenis huruf.

·         Font Style, untuk memilih model font. Regular (Normal), Italic (cetak miring), Bold (Tebal) dan Bold Italic (tebal) dan cetak miring.

·         Size, untuk mengubah ukuran huruf.

·         Font Color, untuk mengubah warna huruf.

·         Underline Style, untuk mengatur jenis Garis bawah.

·         Underline Color, untuk mengubah warna garis bawah.

·         Strikethrough, untuk memberikan efek coretan pada tulisan.

·         Double Strikethrough, untuk memberikan efek coretan ganda pada tulisan.

·         Superscript, untuk membuat tulisan tercetak lebih ke atas dengan ukuran lebih kecil. Contoh : X² + Y² = 5

·         Subscript, untuk membuat tulisan tercetak lebih ke bawah dengan ukuran lebih kecil. Contoh : O₂

·         Shadow, untuk memberikan efek bayangan pada karakter.

·         Quitline, untuk memberikan efek bayangan pada karakter.

·         Emboss, untuk memberikan efek karakter tercetak timbul.

·         Engrave, untuk memberikan efek karakter dipahat.

·         Small Caps, untuk membuat semua karakter kecil dalam bentuk capital (huruf besar)

·         All Caps, untuk membuat semua karakter ditampilkan sebagai huruf capital.

·         Hidden, untuk menyembunyikan tulisan.

e. Pada Menu Tab Advanced, menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan jarak antar spasi.

f. Fitur-fitur yang ada pada menu Advanced adalah :

·         Scale, digunakan untuk menentukan skala yang akan dipakai pada saat mengatur jarak antar karakter.

·         Spacing, pilih Expanded untuk merenggangkan jarak antar karakter atau Condensed untuk merapikan jarak antar karakter. Pada kotak isian By, masukkan jarak yang diinginkan.

·         Position, pilih Raised untuk meletakkan karakter pada posisi agak ke atas dari Normal atau Lowered untuk meletakkan karakter pada posisi agak rendah dari Normal. Masukkan jarak yang kita inginkan pada kotak isian By

g. Pada Preview akan terlihat hasil karakter / huruf setelah di format.

h. Klik OK jika sudah selesai.

Mengatur Paragraf

Untk melakukan pengaturan paragraf, seperti jarak spasi dan pengaturan perataan paragraf, berikut langkah-langkahnya :

1. Klik Tab Home. Semua tombol pengaturan paragraph terdapat group paragraph, namun apabila ingin melakukan pengaturan lebih lanjut, dapat mengklik pada group paragraph untuk memunculkan kotak dialog Paragraph.
2. Aturlah paragraf sesuai dengan yang kita inginkan.
   
   
   a)    Allignment, untuk memilih perataan paragraf, seperti rata kiri, rata kanan, rata tengah, atau rata kiri dan rata kanan.
   b)    Left, untuk menentukan jarak identasi dari Margin Kiri.
   c)    Right, untuk menentukan jarak identasi dari margin kanan.
   d)    Special, untuk menentukan identasi khusus dengan jarak sesuai dengan yang kita inginkan.
3. ·         None, apabila tidak ada identitas khusus.
   ·         First Line, jika identasi kiri hanya untuk baris pertama saja.
   ·         Hanging, jika ingin membuat identasi gantung.
   e)    Before, untuk jarak spasi sebelum paragraf.
   f)     After, untuk jarak spasi setelah paragraf.
   g)    Line Spacing, untuk diisi dengan jarak spasi baris yang kita inginkan :
   ·         Singe, untuk jarak spasi 1
   ·         1.5 Lines, untuk jarak spasi 1,5
   ·         Double, untuk jarak spasi 2.
   ·         At Least, untuk menentukan jarak spasi minimal.
   ·         Exactly, untuk menentukan jarak spasi yang tepat.
   ·         Multiple, untuk menggandakan spasi, contohnya : Single menjadi dua, 1,5 menjadi tiga dan seterusnya.
   
   
   
   

   Daftar Pustaka

   
   
   1.       Suharno, 2009, Aplikasi Komputer, Penerbit Media Wacana, Jakarta
   2.       Alam, M. Agus J., 2007. Microsoft Office Excel 2007. Penerbit:  PT Elex Media Komputindo. Jakarta.
   3.       Yoevestian, Whindy., 2007. Tip Menyusun Presentasi Efektif dengan PowerPoint 2007., Editor:., Penerbit:  PT Elex Media Komputindo. Jakarta.
   4.       Rusli, Komara, dkk., 2001. Dunia Tanpa Batas (Panduan Penggunaan Internet bagi Awam). Bandung: Studio Driya Media.